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Thema
Das
mobile und flexible Büro
Norgat
Hauke
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Architektin
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Gemeinsame Betrachtungen der Informationsmanagerin Walburga Wolters
und der Architektin Norgat Hauke (Teil 2)
Das traditionelle Büro mit seinen festen Strukturen, Orten und Zeiten wird immer mehr zu einem Modell der Vergangenheit, während flexiblere und mobile Arbeitsvarianten zunehmend in den Vordergrund treten. Ermöglicht wird diese Entwicklung durch den Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologien. In Vertrieb, Kundendienst und Service kommen zunehmend mobile Business Applikationen zum Einsatz, die externe und interne Prozessabläufe optimieren und zur Kostensenkung beitragen sollen. So werden Auftragsmeldungen an Ort und Stelle erfasst und übermittelt oder Einsätze bedarfsorientiert gesteuert. Führt dies aber tatsächlich automatisch zu effizienterem Arbeiten ? Fest steht, dass die gängigen Organisationskonzepte von betrieblicher Seite an die veränderten Bedingungen angepaßt werden müssen. Eingespielte Routinen und räumliche Konzepte müssen auf den Prüfstand, wenn die modernen Arbeitsformen auch tatsächlich die erhoffte Effizienssteigerung bringen sollen.
Anforderungen an die Bürogestaltung
Für effektive Kommunikationsabläufe kommt es darauf an, dass die Funktionsbereiche in einem Gebäude richtig angeordnet und gestaltet sind. Dies gilt insbesondere dann, wenn viele Mitarbeiter nur noch zeitweise im Hause sind und die Firma in verschiedenen Betriebsteile aufgegliedert ist. Das heißt, bei kurzen Besuchen im Hause der effiziente Austausch mit den Kollegen erheblich unterstützt werden kann, wenn das Büro nach den Leitlinien von Mobilität und Flexibilität gestaltet und geplant wird.
Für die unterschiedlichen Kommunikationbedürfnisse permanent und temporär anwesender Mitarbeiter bieten sich verschiedenen Raumbereiche an:
- Zonen für die Stillarbeit
- Räume für Zweiergespräche, Gruppengespräche und Konferenzen
- Orte für den informellen Austausch wie z.B. die Teeküche, gemeinsame Essensbereiche oder auch der Kopierbereich, in denen zufällige Gespräche geführt werden können
- Arbeits- und Austauschzonen
mit guter Atmosphäre und Wohlfühlcharakter
für die nur temporär
anwesenden Mitarbeiter,
die keine persönlich gestalteten Arbeitsplätze haben.
Solche
Arbeitszonen sollten an andere Raumfunktionen wie Bibliothek, Archiv,
die allgemeinen Besprechungsräume und attraktiv gestaltete
Aufenthaltsräume angegliedert werden.
Für die konkrete Bürogestaltung sind 2 Aspekte besonders wichtig:
- Die Transparenz zwischen
verschiedenen Raumgruppen
Damit werden Blickbeziehungen ermöglicht, so dass Arbeitsvorgänge und die Aktivitäten der Mitarbeiter sichtbar werden und die Anwesenheit von Kollegen wahrgenommen wird. Dies fördert die Chance zu einem schnelleren Informationsaustausch, da zum Beispiel das Ende eines Telefonates oder einer Besprechung erkennbar ist. - Die Raumgestalt
Durch den Einsatz von Farbe, Form und Aussattung können die verschiedenen Raumfunktionen ihrem Zweck entsprechend atmosphärisch unterstrichen werden. Dies gilt auch für die scheinbar weniger bedeutenden Orte der zufälligen Begegnung.
Anforderungen an das Informationsmanagement
Je mobiler und flexibler die Arbeitsformen, je wichtiger wird die Kommunikation zwischen den nur noch zeitweise aufeinander treffenden Mitarbeitern des Unternehmens. Der Datenaustausch mag rein technisch gesehen einwandfrei funktionieren und Aktualitätsvorteile bringen. Wichtige Kundeninformationen oder Kontextwissen lassen sich jedoch nicht als Datenformate übermitteln. Nur wenn der persönliche Informationsaustausch zu einer wichtigen Konstante in der Zusammenbarbeit zwischen Innen- und Außenpersonal bzw. temporären Mitarbeitern wird, bleiben die Zentralperspektive "Kunde" und die Identifikation mit dem Unternehmen erhalten.
Genau dieser Informationsaustausch kann nicht dem Zufall überlassen werden, sondern muss als Bestandteil der Arbeit bewusst eingeplant werden. Ein effektives Termin- und Zeitmanagement muss diese Anforderungen unterstützen. Mobiles Personal und flexible Belegschaften sparen zwar auf der einen Seite Zeit ein, indem sie von ortsunabhängiger Datenübermittlung profitieren. Auf der anderen Seite aber steigt der Zeitbedarf für den Austausch, der nicht über Datenleitungen oder Datenbanken funktioniert. Rückmeldungen von Kunden sind häufig für die Marketingabteilung oder den Innendienst von großem Wert. Diese Informationen finden aber nur dann den Weg ins Unternehmen, wenn dafür Zeiträume einkalkuliert werden.
Hinzu kommt, dass der mobile Mitarbeiter emotionale Entlastung von seinen Erlebnissen vor Ort benötigt. Wer ohne Kollegenbezug und persönlichem Kontakt zum Unternehmen arbeitet, dessen Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen nimmt ab. Dies wiederum kann negative Auswirkungen mit den Kunden haben. Denn nur wer sich mit dem Unternehmen identifiziert vertritt dessen Produkte und Dienstleistungen glaubwürdig nach außen. Auch hier ist es nötig, die Bindungen an das Unternehmen immer wieder dadurch zu erneuern, dass für den Informationsaustausch bewußt ein Zeitrahmen eingeplant wird. Die Gespäche sollen nicht nur "zwischen Tür und Angel" stattfinden, sondern auch tatsächlich ergiebiges Feedback ermöglichen. Dies ist wiederum auch an bestimmte räumliche Bedingungen geknüpft.
Fazit
Auf die richtige Mischung zwischen adäquaten Zonen für den Rückzug und informellen Austausch sowie Zonen für gemischte Arbeitsformen kommt es an. Das moderne Büro wird den Anforderungen an das moderne Arbeitsleben dann gerecht, wenn es sich sowohl baulich als auch gestalterisch an Mobilität und Flexibilität orientiert.
Hierzu gibt es aber keine allgemein gültigen Lösungen, sondern je nach firmenspezifischem Bedarf geht es darum, die Strukturen der Informationsprozesse zu erfassen und in räumliche Konzepte umzusetzen. Beides zusammen fördert das effiziente Arbeiten. Der ideale Zeitpunkt neuer Konzepte ist zum Beispiel bei der personellen Umstrukturierung oder bei Firmenumzügen gegeben.
25.11.05
Autorinnen:
Walburga Wolters, Informationsmanagement www.netzstoff.de
Norgat Hauke, Architektin
